上述這種情況回歸本質(zhì)就是相關(guān)部門(mén)之間的傳達(dá)、溝通、協(xié)調(diào)的問(wèn)題。由于不論是商機(jī)（報(bào)價(jià)、制樣），還是運(yùn)營(yíng)（接單后到交付，完成變現(xiàn)）的各個(gè)模塊都是系統(tǒng)性的管理，工作往來(lái)非常多，相關(guān)部門(mén)之間的關(guān)系太密切，如果做不好聯(lián)絡(luò)的工作，后果就不堪設(shè)想。

部門(mén)之間的溝通聯(lián)絡(luò)該如何做呢？我們就以文首的這個(gè)實(shí)例，做個(gè)分析。

部門(mén)之間的協(xié)調(diào)要做得緊密無(wú)間，責(zé)任可說(shuō)是在于各部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)者身上。

因此，生產(chǎn)部經(jīng)理必須設(shè)法使業(yè)務(wù)部的管理人員，徹底達(dá)成部門(mén)間協(xié)調(diào)的任務(wù)。

生產(chǎn)部經(jīng)理不但要對(duì)業(yè)務(wù)部經(jīng)理說(shuō)：“請(qǐng)指導(dǎo)你的部屬將聯(lián)絡(luò)工作做好。”

對(duì)業(yè)務(wù)部的各主管也要找機(jī)會(huì)，做同樣的請(qǐng)托。

同時(shí)，生產(chǎn)部的主管不但要對(duì)業(yè)務(wù)部的主管說(shuō)：“請(qǐng)做好聯(lián)絡(luò)工作。”

也要對(duì)業(yè)務(wù)部的業(yè)務(wù)人員，也要做同樣的請(qǐng)托。

只要以此類(lèi)推，在每次發(fā)生聯(lián)絡(luò)工作不周之時(shí)，就立刻實(shí)行這種“請(qǐng)托運(yùn)動(dòng)”，聯(lián)絡(luò)不周的毛病，在短時(shí)間內(nèi)是會(huì)銷(xiāo)聲匿跡的。

這就像小孩子犯錯(cuò)，如果不選擇當(dāng)場(chǎng)即時(shí)的批評(píng)，就收不到教育效果一樣?？偠灾?dāng)別的部門(mén)沒(méi)有做到位時(shí)，必須負(fù)起責(zé)任，敢于快速反映問(wèn)題，貴在“立刻采取行動(dòng)”。

站在業(yè)務(wù)部的立場(chǎng)，他們之所以聯(lián)絡(luò)不周，也有不得已的苦衷。

例如，腦中明明想著：“這件事必須趕快跟生產(chǎn)部聯(lián)絡(luò)。”

可是，往往還未付諸行動(dòng)時(shí)，就發(fā)生了另一個(gè)急件必須立刻辦理，或是突然來(lái)了重要的商機(jī)，使他們分心了，于是“忘了趕快跟生產(chǎn)部聯(lián)絡(luò)”的事。

為了防止這種現(xiàn)象，務(wù)必想出一套無(wú)須太費(fèi)心就能把信息傳達(dá)出去的制度。例如：

1、在業(yè)務(wù)部，里面設(shè)置專(zhuān)門(mén)負(fù)責(zé)聯(lián)絡(luò)事宜的聯(lián)絡(luò)人（即部門(mén)窗口聯(lián)絡(luò)人）。只要有這么一個(gè)專(zhuān)人，他就時(shí)時(shí)注意到各種必須與生產(chǎn)部聯(lián)絡(luò)的信息，及時(shí)傳達(dá)到生產(chǎn)部，并且也要讓生產(chǎn)部找到一位對(duì)接人及時(shí)記錄和在內(nèi)部進(jìn)一步處理信息。

2、由生產(chǎn)部按業(yè)務(wù)人員及客戶(hù)之別，整理一份資料，在業(yè)務(wù)部來(lái)電話(huà)和信息時(shí)，趁機(jī)查問(wèn)與該產(chǎn)品有關(guān)的各種疑問(wèn)，例如：

“某公司訂購(gòu)的某產(chǎn)品，它的發(fā)送地還沒(méi)確定是不是？能不能及早跟我們聯(lián)絡(luò)？”別以為事關(guān)客戶(hù)訂購(gòu)的產(chǎn)品，業(yè)務(wù)部就一清二楚，生產(chǎn)部本身如果積極到這個(gè)地步，能夠往前追問(wèn)，很多聯(lián)絡(luò)不周的事都能及時(shí)獲得補(bǔ)救。

3、為了確保聯(lián)絡(luò)溝通信息能夠及時(shí)發(fā)出和傳達(dá)，可以考慮建立一個(gè)實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)的信息平臺(tái)，當(dāng)客戶(hù)的各種訂單變更、設(shè)計(jì)變更需求出現(xiàn)時(shí)，業(yè)務(wù)人員或者有關(guān)助理需要在第一時(shí)間把客戶(hù)來(lái)的各種需求信息傳輸?shù)叫畔⑵脚_(tái)上，最好還要針對(duì)不同的訂單、產(chǎn)品、客戶(hù)類(lèi)別做適當(dāng)?shù)臉?biāo)準(zhǔn)化管理，讓業(yè)務(wù)人員或者有關(guān)助理填寫(xiě)好必要的信息，以避免因?yàn)椴煌藛T的工作經(jīng)驗(yàn)有差異而造成重要信息沒(méi)有收集到位的情況。如果建立了這樣的信息系統(tǒng)，生產(chǎn)部門(mén)的人員可以在第一時(shí)間得到（自動(dòng)）提醒，同時(shí)也可以在上面查看到變更信息，這樣就不用再次通過(guò)電話(huà)、紙質(zhì)表、微信、郵件進(jìn)行聯(lián)絡(luò)了。而且還有例外的好處，處于實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)的系統(tǒng)，還可以追蹤和自動(dòng)匯總聯(lián)絡(luò)的數(shù)據(jù)，甚至這條信息還會(huì)同步自動(dòng)抄送給研發(fā)技術(shù)、倉(cāng)庫(kù)、品報(bào)、財(cái)務(wù)等有關(guān)部門(mén)。

工作是必須持續(xù)改進(jìn)的，因此類(lèi)似上述的業(yè)務(wù)部，在出現(xiàn)紕漏后，必須虛心檢討聯(lián)絡(luò)不周的原因。這些理由或許包括但不限于如下：

1、忙得分身乏術(shù)而忘了。

2、覺(jué)得太麻煩，懶得通知而誤了時(shí)間。

除此之外，必有更多原因。站在業(yè)務(wù)部的立場(chǎng)，有必要一一查出，針對(duì)各個(gè)原因，找出“相應(yīng)”的對(duì)策，并且付之實(shí)施，以收實(shí)效。

部門(mén)之間的協(xié)調(diào)、聯(lián)絡(luò)，僅僅責(zé)備一方的責(zé)任，問(wèn)題就永遠(yuǎn)解決不了，總而言之，雙方都要對(duì)這個(gè)問(wèn)題抱著積極的態(tài)度，主動(dòng)靠前一步去承接，如此才能圓滿(mǎn)收?qǐng)觥?/span>

任何工作和管理問(wèn)題的背后，都有其系統(tǒng)的因素，我們要懂得抓到要害并系統(tǒng)性地加以處理，否則就會(huì)出現(xiàn)今天業(yè)務(wù)和生產(chǎn)之間的溝通問(wèn)題，明天變成是采購(gòu)和品保部門(mén)之間的問(wèn)題了，如此每天都有各種問(wèn)題，加上管理者和工作人員也會(huì)變動(dòng)，如果只是依靠人來(lái)處理，那么就容易造成同樣的問(wèn)題重復(fù)出現(xiàn)。

在我們公司的輔導(dǎo)老師團(tuán)隊(duì)中有個(gè)共識(shí)，企業(yè)跨部門(mén)之間“最好的溝通是不用溝通”。顯而易見(jiàn)，各種跨部門(mén)之間的聯(lián)絡(luò)溝通，最佳的做法是不要花時(shí)間去重復(fù)填寫(xiě)、錄入，如果信息已經(jīng)得到實(shí)時(shí)共享，那么在同一個(gè)信息平臺(tái)上，不同部門(mén)得到外部最新的變動(dòng)信息后，就可以看到他們認(rèn)為最想了解的某個(gè)信息要點(diǎn)。

長(zhǎng)期以來(lái)，我們?cè)谳o導(dǎo)企業(yè)過(guò)程中，跨部門(mén)的溝通協(xié)調(diào)問(wèn)題，它背后的系統(tǒng)性因素?zé)o歸如下幾點(diǎn)：

1、跨部門(mén)的結(jié)構(gòu)化流程尚未完全形成，各部門(mén)都有自己的流程，但部門(mén)流程之間是靠人工銜接，運(yùn)作流程被割裂。在上述文首的實(shí)例，就是典型的部門(mén)之間的流程因?yàn)椴块T(mén)的劃分而被割裂開(kāi)來(lái)，然后依靠?jī)刹块T(mén)之間的工作人員進(jìn)行人工銜接，而不是自動(dòng)銜接。如果他們有人忘記了，或者有人的經(jīng)驗(yàn)不夠，就容易出現(xiàn)信息停滯或者不足的困擾。

2、各部門(mén)存在本位主義，部門(mén)墻高聳，各自為政，造成內(nèi)耗。上述的案例中，也可以看到各自為政的影子，這些未必是當(dāng)事者自己所能察覺(jué)到的。

3、此外，缺乏共同的目標(biāo)，組織能力沒(méi)有完全形成，各部門(mén)管理者的職責(zé)履行不到位，也是跨部門(mén)聯(lián)絡(luò)溝通常見(jiàn)的問(wèn)題。

備注：如果您的公司，也有跨部門(mén)流程被割裂而依靠人工銜接，進(jìn)而造成溝通協(xié)調(diào)工作和異常偏多的情況，可以通過(guò)微信公眾號(hào)聯(lián)系我們，我們會(huì)結(jié)合實(shí)際給您具體的建議。